Non è una novità che io sia particolarmente sensibile alla questione "tempo". Anzi direi che ne sono quasi ossessionato: odio perdere tempo e quando non sto facendo qualcosa di utile e produttivo mi sento in colpa. Lo so, lo so, sono al limite del patologico, ma almeno questo mi ha portato ad interessarmi di crescita personale e life hacks.
Questa mia ricerca mi ha permesso di scovare tre strumenti che ho trovato molto utili da impiegare in una normale giornata di lavoro. Ognuno di questi strumenti ha una finalità differente, ma possono essere considerati parte di un’unica strategia per migliorare la propria produttività in ufficio (o in qualsiasi altra situazione che richieda concentrazione).
Questa strategia si articola in tre passi.
1. Conosci il tuo nemico
Quanti di noi possono dire con esattezza come impiegano il loro tempo lavorativo e, in particolare, quanto tempo sprecano in attività non produttive? Direi nessuno. O meglio, nessuno oltre me, altrimenti io non sarei qui a scrivere e voi non sareste qui a leggere. Comunque conoscere quali siano e quanto incidano le attività che ci rubano tempo è fondamentale per potervi porre rimedio.
È qui che ci viene in soccorso un software decisamente interessante: Rescue Time.
È gratuito per le funzionalità base e il suo funzionamento è molto semplice: lo installate nel (o nei) computer che utilizzate per lavoro o studio e lui si piazza buono buono nella barra di stato, senza darvi fastidio. Ma mentre voi utilizzate il computer, lui registra il tempo che trascorrete su ogni applicazione o su ogni sito web, catalogandola automaticamente come produttiva, non produttiva o neutrale.
In questo modo, grazie ad una dashboard web veramente ben fatta, avrete a disposizione dei grafici con l’indicazione esatta delle ore giornaliere lavorate, suddivise secondo il grado di produttività, la lista completa di tutte le applicazioni utilizzate ordinate in base al tempo trascorso su di esse, nonché un indice di produttività che ci permetterà di valutare nel complesso la giornata trascorsa.
Rescue Time ha una lista lunghissima di applicazioni già catalogate ma chiaramente non potrà essere esaustiva. Per questo motivo offre la possibilità di catalogare manualmente le applicazioni sconosciute o, eventualmente, cambiare la categoria già assegnata.
A questo si aggiunge una simpatica funzionalità per impostare degli obiettivi giornalieri, che possono essere positivi o negativi: ad esempio "passare almeno 1 ora al giorno sul sito www.francescoforconi.it" oppure "non passare più di 30 minuti al giorno su Facebook".
2. Fatti aiutare
A meno che non siate già dei super virtuosi, utilizzando per qualche tempo Rescue Time scoprirete con vostro sommo disappunto quanto tempo perdete giornalmente seguendo i vostri amici su questo o quel social network, leggendo le ultime notizie sul sito del vostro quotidiano preferito o studiando la prossima formazione da proporre al fantacalcio online.
A questo punto potrei semplicemente consigliarvi di fare affidamento sulla vostra forza di volontà e cercare di evitare di perdere tempo, ma certo non sarebbe un gran consiglio. O quanto meno con me non ha funzionato.
Tenendo fede al detto "a mali estremi, estremi rimedi", personalmente ho deciso di farmi aiutare in questa battaglia installando un plugin di Chrome che si chiama StayFocusd.
Anche in questo caso il funzionamento è quanto mai semplice ma decisamente efficace: alla prima installazione vi verrà chiesto di creare una lista di siti time-consuming e di specificare un limite massimo di tempo giornaliero che vi concedete per essi. Superato questo limite il plugin bloccherà brutalmente l’accesso a questi siti fino al giorno seguente, ricordandovi di tornare al lavoro.
Ora voi direte: "vabbè ma che ci vuole, se voglio altri 5 minuti di cazzeggio, basta aumentare il tempo giornaliero". Si certo. Vi invito a provare a cambiare le impostazioni di StayFocusd con altre meno severe (leggi "barare"). È un’esperienza da provare.
La possibilità di configurare i giorni e le ore lavorative della settimana ed una "nuclear option" che blocchi "tutto tranne" per un tempo da voi specificato, completano il quadro delle funzionalità di questo simpatico plugin.
Inutile dire che plugin di questo tipo esistono per tutti i maggiori browser, perciò non avete scuse anche se utilizzate un browser diverso da Chrome.
3. Trova un metodo
Aver trovato un modo per limitare le attività non produttive non è però una garanzia di maggiore produttività. Le pause e le distrazioni sono infatti parte integrante della nostra giornata lavorativa e sono anzi necessarie per permettere al nostro cervello di rifiatare. L’importante è saperle alternare in modo efficace.
È qui che ci viene in soccorso una metodologia di time management ideata da Francesco Cirillo chiamata Pomodoro Technique®. Secondo questa metodologia, ispirata al classico timer da cucina a forma di pomodoro, dovremmo suddividere la nostra giornata lavorativa in tanti slot da 25 minuti ciascuno, definiti appunto "pomodori".
Dopo ogni pomodoro possiamo concederci una breve pausa di circa 5 minuti e dopo ogni ciclo di 4 pomodori abbiamo diritto ad una pausa più lunga, fino a 20 minuti.
Ogni slot temporale deve essere dedicato ad una e una sola attività, evitando distrazioni e rimandando a slot successivi eventuali input che ci arrivano dall’esterno, come un collega che dovesse interromperci per chiederci di svolgere una particolare attività.
Per quanto mi riguarda questa metodologia ha diversi vantaggi psicologici immediati:
- ci permette di fissare un obiettivo nell’immediato futuro piacevole da inseguire, ovvero la pausa che segue ogni pomodoro
- ci solleva dal senso di colpa che inevitabilmente proviamo quando perdiamo tempo, perché di fatto ci autorizza a rilassarci durante le pause programmate
- ci costringe a spezzettare le attività più lunghe e complesse, ovvero quelle a più alto rischio di procrastinazione, in task più piccoli e quindi più facili da gestire.
- ci garantisce una soddisfazione continua, "barrando" costantemente le attività concluse
Ovviamente non è l’unica metodologia di time management esistente, né necessariamente la più giusta. Ciò che funziona per uno, può essere controproducente per un altro. Il concetto importante è, tuttavia, quello di trovare un metodo e darsi delle regole: solo così saremo effettivamente in grado di aumentare la nostra produttività.
E voi invece che metodo usate per evitare le distrazioni e ottimizzare il vostro tempo? Fatemi sapere perché sono sempre in circa di nuove dritte.
Questo sito non è in alcun modo affiliato con Pomodoro Technique® o Francesco Cirillo.